第一条 根据《国务院办公厅进一步推动全国政府系统办公自动化建设和应用工作的通知》（国办发[2000]36号）、《教育部办公厅关于开展教育系统办公自动化建设和应用试点工作的通知》（教厅综[2001]14号）、《教育部办公厅关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知》（教厅综[2001]26号），为使学校校园办公自动化系统的规范实施，提高办公效率，特制定本规定。

第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。

第三条 电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《中央民族大学关于公文处理的若干规定》。

第四条 我校电子公文处理通过校园网进行，电子公文处理软件目前采用“上海科探信息技术有限公司”开发的“公文办理系统”。

第五条 党委办公室、校长办公室（学校档案馆）是办公自动化系统的主管部门。

第六条 信息化建设管理处负责办公自动化系统的技术支持和系统维护。

第七条 中央民族大学办公自动化系统的管理工作暂由信息化建设管理处负责。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆进行电子公文归档。

第八条 档案馆负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

第九条 各部门和院、系等单位要明确办公自动化系统应用的分管领导，并指定一人为本部门的电子办公系统负责人员，负责本部门（单位）的帐户管理和电子公文处理系统客户端的维护。接受学校办公自动化系统校级系统管理员的业务指导。

第十条 校机关工作人员，各直属单位及各院、系党政领导及办公室工作人员以及其他有关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。

第十一条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请，经校办审核后，由校级系统管理员办理。

第十二条 系统中用户拥有的帐户的公文处理权限由校办根据该用户的党务和行政分工所赋予的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。将需要修改的人员信息加盖公章后，交由校级管理员进行修改。

第十三条 系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

第十四条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员，并通过系统管理员封锁该用户的帐户；解封帐户需持本人书面申请及有效身份证件到指定地点办理。

第十五条 系统管理员应加强病毒监控，用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。

第十六条 实施办公自动化系统后，除涉密公文外，校党政收文办理和发文办理均使用校园办公自动化系统完成。

第十七条 党政公文的收文办理和发文办理流程，由党办、校办依照各部门的职能和校领导的分工对系统进行设定。

第十八条 上级和非隶属单位普通来文，由校党、政秘书进行数字化，进入校园办公自动化系统并由校党、政秘书启动该文办理流程。

第十九条 以校党、政名义向外和向下级行文，由发文主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。主办单位应跟踪催办。

第二十条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的发送对象发送，系统会以一定的方式通知接收方，接收方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。

第二十一条 为保证公文处理的快捷性，有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜。

第二十二条 学校党政对外发文的报送采用纸质形式，办理过程仍通过电子办公系统完成。

第二十三条 校内电子办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

第二十四条 对外发文和用于存档的纸质公文由校办文印室统一印制，党办、校办签印。

第二十五条 各单位可以从校园电子办公系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后，在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。

第二十六条 非公开发布的校党政电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。

第二十七条 在校内逐步停止使用纸质形式办理和传递无密级公文。

第二十八条 学校及校属单位机关工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履行自己的职责，积极配合学校的公文处理电子化工作的进行，积极参加学校组织的办公自动化系统操作培训，努力适应办公自动化对机关工作人员提出的要求。